شاخص کلیدی عملکرد یا KPI به ارگان ها و سازمان ها کمک می کند که سطح موفقیت خود را در زمینه دستیابی به اهداف خود، بررسی کنند.

KPI به Key Performance indicator اشاره دارد و به معنای شاخص عملکرد کلیدی یک مؤلفه قابل سنجش می باشد و بیانگر این است که شرکت ها و سازمان ها تا چه اندازه در دستیابی به اهداف خود، موفق بوده اند.

تعریف شاخص کلیدی عملکرد (KPI)

KPI، مؤلفه های قابل سنجش هستند که برای بررسی میزان موفقیت یک فرد یا مجموعه در راستای رسیدن به اهداف خود به کار می روند. برخی از سازمان ها دارای KPI  بالا هستند و برخی دیگر از آنها دارای KPI هایی هستند که صرفاً عملکردها را در سطح دپارتمارن و یا شخص ارزیابی می کند. بر اساس تعریف دیکشنری مک میلان، KPI عبارت است از تکنیکی برای تحلیل اثربخشی یک سازمان و پیشرفت آن در راستای دستیابی به اهداف آنها.

انواع شاخص‌های عملکرد کلیدی چیست؟

انواع شاخص کلیدی عملکرد شامل موارد زیر است:

ورودی ها: ورودی ها، داده هایی در اختیار شما قرار می دهند تا متوجه شوید که چه میزان از منابع در چه سطح کیفی برای رسیدن به اهداف به کار رفته است.

فرآیند: در این قسمت، تحلیل دقیقی از کیفیت پروسه های اجرایی انجام می شود.

پروژه: در این آیتم از مراحل پیشرفت، کاستی های پروژه مورد بررسی قرار می گیرد.

خروجی ها: خروجی ها، نتایج کسب شده است که بررسی می شود برای به واقعیت رسیدن آنها، چه اقداماتی انجام شده است.

نتایج: این شاخص به منظور تحلیل نتایج کسب شده تعیین شده است.

نحوه تعریف KPI برای کسب و کار خود

برای اینکه بدانید شاخص کلیدی عملکرد کسب و کار خود را چگونه تعریف کنید، باید مواردی را بررسی کنید.

در جستجوی چه نتایجی هستید؟

چگونه می توان به نتایج دست پیدا کرد؟

چه افرادی باید اقدامات لازم را انجام دهند تا نتایج موردانتظار بدست بیاید؟

به منظور سنجش مسیر موفقیت خود باید چه پارامترهایی را اندازه گیری نمود؟

چگونه می توان متوجه شد که به نتایج مورد انتظار دست پیدا نموده ایم؟

در چه محدوده زمانی باید نتایج خود را ارزیابی کنیم؟

و ...

مراحل و نحوه ایجاد شاخص کلیدی عملکرد

1-    ابتدا باید هدف گذاری کنیم و مشخص کنیم چه اهدافی برای ما حائزاهمیت است. آیا هدف شما، افزایش فروش است؟ آیا هدف شما برندسازی است؟ برای هدف گذاری می توان از مدل های گوناگونی مانند مدل SMART استفاده نمود.

2-    سپس باید عوامل موفقیت را مشخص نمود و تعیین کرد که چه عواملی می توانند سبب شوند دستیابی به موفقیت، حتمی شود. عوامل موفقیت برای هر کسب و کاری، متفاوت است.

3-    KPI را بر اساس عوامل موفقیت تعیین می کنیم. KPI نشان می دهد که عوامل موفقیتی که تعیین نموده ایم، درست یا اشتباه بوده است.

4-    معیارها را بدست می آوریم. معیارها می توانند برای کسب خروجی های بهتر، کمک کننده باشند. این معیارها می توانند شامل تعداد کلیک ها، تعداد دانلودها، تعداد تماس ها و ... باشند.

5-    در نهایت باید شاخص کلیدی عملکرد را محاسبه کنیم. آنالیز هر یک از KPI ها می تواند به صورت پیاپی در بازه های زمانی هفتگی یا ماهیانه انجام شود.

چرا KPI مهم است؟

-         با این شاخص می توان کارکنان را ترغیب نمود که در مسیر درست حرکت کنند.

-         شاخص ها، یک رویکرد و چشم انداز درباره سلامت سازمان ارائه می دهند. شاخص های مالی و عوامل ریسک و ... دقیقاً مشخص می شوند.

-         با این شاخص می توان عوامل پیروزی و شکست را متوجه شد و بر اساس آن، عملکرد خود را در ادامه تصحیح کرد. نقاط ضعف را باید رفع و نقاط قوت را تقویت کرد.

-         شاخص کلیدی عملکرد به مدیران در اجرای موفقیت آمیز اهداف خود و به کارکنان در تحلیل عملکرد خود یاری می رساند.